Plannen voor beginners

Er zijn veel dingen die het behalen van een doel in de weg kunnen staan, maar niet plannen is er zeker een. In de afgelopen jaren heb ik veel studenten en ondernemers ontmoet die grote moeite hadden met het behalen van hun doelen omdat ze niet wisten hoe ze moesten plannen. Als we dan samen voor het eerst een goede planning maakten, was er altijd opluchting.

Er had op school best een paar lesuur besteed mogen worden aan plannen. Misschien had dat mij wel geholpen. Ik was namelijk een warhoofd. Volstrekt onoplettend en totaal ongeorganiseerd.

Mijn desorganisatie

Op de middelbare school en op het HBO had ik altijd een vriendin die me vertelde wat ik wanneer moest doen. Om mijn onoplettendheid te illustreren: Als ik mijn vriendin uit het oog was verloren, moest ik mijn lokaal op de plattegronden opzoeken, ik onthield domweg niet welk lokaal waar zat. Soms vergat mijn vriendin me te vertellen dat we een toets hadden, dan maakte ik de toets dus onvoorbereid. (Waar was ik geweest zonder die lieve georganiseerde meiden.)
Ik vertrok altijd te laat van huis, haalde af en toe een nachtje door voor een deadline. Als het gaat om inhoud ben ik heel oplettend, maar de rompslomp eromheen is lange tijd volledig aan mijn aandacht ontsnapt.

Mijn bekering

Ik kwam er aardig mee weg. Tot het derde jaar van het HBO. Dat jaar liep ik 32 uur per week stage en had dan nog schoolopdrachten ter waarde van 8 uur. De stage was al best vermoeiend en de deadlines lagen aan het einde van het jaar, dus vergat ik het. Toen was het ineens april. Ik had nog zeven weken om alles te doen, terwijl mijn stage nog steeds doorliep. Het was alsof ik lekker lag te dutten en er een emmer koud water over me heen werd gegooid. Ik werd geschokt wakker uit de slaap van mijn onoplettendheid. Ik moest aan de slag. En niet zo’n beetje. Als ik dit voor elkaar wilde krijgen dan… dan… *ijzige stilte* dan moest ik gaan plannen.

Daar ging ik. Tanden bloot. Ik inventariseerde alles wat ik moest doen en maakte met aanwijzingen van mijn stagebegeleider mijn eerste echte planning.

Voordelen van plannen

Ik voelde me fantastisch. En ik deed het. Alles. En haalde het.

Waarom werkte dit zo goed?

  1. Ik had voor het eerst overzicht. Het was geen berg meer waarvan ik de eerste paar meter niet eens overzag.
  2. Toen ik nog niet wist wat ik allemaal moest doen, had ik angst dat het misschien al te laat was. Angst is verlammend. Dat was nu weg.
  3. Ik zag dat het kon. Het was veel werk, maar ik wist nu dat het mogelijk was.
  4. Ik zag wat ervoor nodig was om mijn doel te behalen. Nu had ik een realistisch beeld van hoeveel tijd en energie ik hierin zou moeten steken. Ik wist dus waar ik voor koos toen ik besloot ervoor te gaan.
  5. Per gedane taak vinkte ik af. Ik kon mijn progressie zien in mijn planning. Dat werkte motiverend.
  6. Elke dag dat ik in mijn agenda had gezet dat ik aan de slag moest, wist ik ook precies wat ik moest doen.

Dat was mijn ommekeer. Mijn bekering van desorganisatie naar organisatie.

Als iemand tegen mijn twintigjarige zelf had gezegd dat ik op een dag mensen zou helpen met plannen, dan had ik dat een slechte grap gevonden en had ik waarschijnlijk niet eens gelachen.

Plannen voor beginners

Oké. Waar begin je als beginner.

  1. Inventariseer wat je moet doen.
    • Schrijf alles op en maak het zo concreet mogelijk. ‘Huiswerk’ of ‘schoonmaken’ is niet concreet genoeg. Wees specifiek. Bijvoorbeeld ‘hoofdstuk 1 van boek X lezen’, ‘de huiskamer stofzuigen’, of ‘tandartsrekening betalen’.
    • Wees alert op een schaduwplanning: dingen die je ook wilt of gaat doen, maar niet opschrijft. Als je een beginner bent: schrijf het op. Alles! ALLES!
  2. Bekijk de lijst kritisch. Moet alles? Wat is noodzakelijk?
    • Schrap wat niet belangrijk is.
    • Wees eerlijk tegen jezelf en schrap de dingen waarvan je weet dat je het niet gaat doen.
  3. Zet het op volgorde. Van belangrijk naar minder belangrijk. Wat moet nu, wat kan later?
  4. Schat in hoeveel tijd je met de verschillende taken bezig zult zijn. Schrijf dat erbij.
    • Probeer niet te onderschatten. Als je het echt niet weet, schat toch iets. Met elke keer dat je een planning maakt, zullen je schattingen beter kloppen.
  5. Pak je agenda erbij en blok momenten dat je de taken in je planning uitvoert. Voor de echte beginners: koop een agenda of zoek de agendafunctie van je telefoon.
    • Wees in het begin niet overenthousiast maar liever pessimistisch, plan niet teveel in per dag.
    • Kies een moment op de dag dat je het gaat doen. Wat werkt voor jou goed, ’s ochtends, ’s middags of ’s avonds?
    • Houd rekening met reistijd en schakeltijd. Schakeltijd is de tijd die we nodig hebben om over te schakelen van de ene activiteit naar de andere.
  6. Bekijk je agenda kritisch.
    • Als je twijfelt of het teveel is: SCHRAP.
  7. Voer je planning uit. Vink af wat je gedaan hebt.
  8. Evalueer
    • Wat werkte goed?
    • Wat niet?
    • Hoe kwam dat?
    • Hoe ga ik het de volgende keer doen?
  9. Herhaal!

Haalbaar en realistisch

Het aller aller aller belangrijkste bij het maken van een eerste planning is dat het HAALBAAR en REALISTISCH is. Je moet het zo haalbaar maken dat het bijna te makkelijk is. WANT: als je bij de eerste keer faalt, is de kans klein dat je daarna ooit nog een planning zult maken . Maar als je succes boekt en het lukt je te doen wat je gepland had, dan motiveert dat om het nog eens te doen!
Naarmate je dit vaker doet, worden je planningen steeds realistischer. Je begint de manieren te vinden die voor jou het beste werken. Je ontdekt de momenten waarop je het beste werkt. Hoe lang je over dingen doet. Wat je uiteindelijk toch nooit doet, dus niet meer in moet plannen, of waar je je verwachtingen bij moet stellen.

Waarin zou jij wel wat meer overzicht willen hebben? Welk deel van je leven zou wel wat georganiseerder kunnen? Zou deze manier van plannen daar wat aan bij kunnen dragen? Zoek je stoute schoenen erbij en trek de veters strak aan. Jij kan dit. Kun je wel wat hulp gebruiken? Stuur me dan een berichtje.

De foto’s zijn van Pixabay op Unsplash

2 gedachten over “Plannen voor beginners

Een reactie plaatsen